町内会やサークルのお知らせ文をAIで作る｜頼み方の例文と注意点
本記事にはアフィリエイト広告（PR）が含まれる場合があります。
目次
結論から言うと、町内会やサークルのお知らせ文は、日時・場所・持ち物・連絡先を短いメモにしてAIに伝えれば、回覧板・掲示・LINEの下書きを数分で作れます。 ただし、名簿の個人名や電話番号はAIに入れない、日付と曜日は自分でカレンダーを見て確かめる、この2つは守ってください。配るかどうかを最後に決めるのは、世話役のあなたです。
手順は4つです。
- 日時・場所・持ち物・連絡先・返事の締め切りを、メモに書き出す
- 配る方法（回覧板・掲示・LINE）を伝えて、下書きを頼む
- 大きな字と箇条書きで、読みやすく整える
- 日付と曜日、時間、場所を、自分の目で確かめてから配る
50代の筆者が、同世代や親世代の方に向けて書いています。例文の日付や団体名は、すべて架空です。
町内会やサークルのお知らせ文は、AIでどこまで作れるの？
文章の形に整える下書きまでは、AIが手伝えます。 何をいつどこでやるかを決めるのは、世話役のあなたです。AIは、メモを読みやすい文面に並べ直したり、あいさつの一文を考えたりするのが得意です。
ChatGPTやGemini、スマホのAIアシスタントなど、ふだん使っているもので試せます。機能や料金、無料プランの回数の上限は、サービスごとに違います。
この記事は、みんなに配る「お知らせ」の話です。特定の誰かに宛てる手紙やお礼状は、AIに手紙やお礼状の下書きを頼む方法｜年賀状の季節の前ににまとめています。お知らせは、宛名がなく、日時や持ち物などの事実が中心になる点が違います。
| 配る方法 | 読まれ方 | 文面の工夫 |
|---|---|---|
| 回覧板 | 紙1枚を、次の家へ回す | 1枚に収まる長さにする |
| 掲示板 | 通りがかりに、数秒で見る | 日時と場所を大きく書く |
| LINE | スマホで、すき間の時間に読む | 最初の1行で、何の連絡か分かるようにする |
お知らせ文を頼む前に、何をメモしておけばよいの？
日時・場所・持ち物・連絡先・返事の締め切りの5つを、箇条書きでメモします。 空欄のまま頼むと、AIがそれらしい内容で埋めてしまうことがあるためです。
| 要素 | メモの例（架空） | 抜けやすいこと |
|---|---|---|
| 日時 | 11月15日（日）午前9時から10時 | 曜日、終わる時刻、雪や雨の日の扱い |
| 場所 | A公園の入口に集合 | 目印、車を止められるか |
| 持ち物 | 軍手、飲み物 | 持ってこなくてよい物 |
| 連絡先 | 世話役に連絡 | 連絡できる時間帯 |
| 締め切り | 返事は11月10日（火）まで | 返事の方法（口頭、LINEなど） |
札幌では、11月は雪の日もあります。雪の日の扱いは、決めておくと問い合わせが減ります。
お知らせ文は、AIにどう頼めばよいの？
配る方法と読む人を伝え、「メモにないことは足さない」と約束してから頼みます。 基本はAIに話しかける3つのコツ｜「自分のこと」「してほしいこと」「形」を伝えると同じです。【 】はご自分のメモに差し替えてください。
回覧板に載せる文を作るとき
町内会の回覧板に載せるお知らせを作ってください。読むのは、近所の60代から80代の方々です。やさしい言葉で、300字以内にしてください。メモにないことは足さないでください。【架空の例：秋の清掃。11月15日（日）午前9時、A公園の入口に集合。軍手を持参。返事は11月10日（火）まで。連絡先は（連絡先）】
LINEで知らせるとき
サークルのLINEグループに送るお知らせを作ってください。最初の1行で「何の連絡か」が分かるようにし、日時・場所・持ち物は箇条書きにしてください。全体で200字以内にしてください。【メモを貼る】
掲示用に短くするとき
このお知らせを、掲示板に貼る用に、3行以内に短くしてください。日時と場所は消さないでください。
日程が変わったことを知らせるとき
先日のお知らせの日程が変わりました。変更前と変更後がひと目で分かる、短い文を作ってください。【変更前と変更後を書く】
気に入らなければ、「もう少しやわらかく」「もっと短く」と頼み直せます。
回覧板や掲示を読みやすくするには、どう工夫すればよいの？
日時と場所を一番上に置き、大きな字と箇条書きにすると、読み飛ばされにくくなります。 AIが作った文は、印刷する前に自分で整えます。
- 題名は大きく、本文は14〜16ポイントくらいにする
- 日時・場所・持ち物は、文章ではなく箇条書きにする
- 1文を短く切り、長くつなげない
- 難しい言い方は言い換える（「ご参集ください」は「集まってください」）
AIには「1文を40字以内にしてください」と頼めます。字の大きさは、文書ソフトで自分で調整します。
名簿の個人名や電話番号は、AIに入れてもいいの？
入れないでください。 打ち込んだ内容は、サービスを提供する会社のコンピューターに送られるのが一般的です。入力内容を学習に使うかどうかは、サービスごとに違うので、公式ページで確かめてください。個人情報の考え方はAIに個人情報を入れて大丈夫？｜シニアが最初に知っておきたい安全ルール5つにまとめています。
| お知らせの中身 | AIに入れるか | 言い換えの例 |
|---|---|---|
| 会員や役員の氏名 | 入れない | 「世話役」「会計係」 |
| 住所・電話番号・メールアドレス | 入れない | 「（連絡先）」とし、仕上がった文に自分で書き足す |
| 名簿そのもの | 貼らない | 人数が必要なら「約20人」 |
| 日時・場所・持ち物 | 入れてよい | そのまま（個人の家なら「世話役の家」などに言い換える） |
| 個人の体調や家庭の事情 | 入れない | 書かない |
回覧板や掲示は、近所の人みんなの目に触れます。「Aさんは欠席」のように個人名を出す書き方は、AIを使うかどうかにかかわらず、避けるのが安心です。
日付と曜日は、どう確かめればよいの？
AIが出した日付と曜日は、自分でカレンダーを見て確かめます。 AIは、曜日を取り違えることがあります。日付から曜日を正しく割り出せないまま、それらしい曜日を書いてしまうことがあるためです。年を書いていないと、別の年の曜日で書くこともあります。
- 壁のカレンダーやスマホのカレンダーで、その日付の曜日を見る
- 日付・曜日・時間・場所を、メモと一つずつ見比べる
- 返事の締め切りの日付と曜日も、同じように確かめる
- 声に出して読み、できれば仲間にも見てもらう
不安なときは、「曜日は書かずに文を作ってください」と頼み、仕上がった文に自分で曜日を書き入れる方法もあります。配ったあとで間違いが分かると、訂正の連絡が必要になります。配る前の1分の確認が大切です。
今日は、次に知らせたい連絡を一つ選び、日時・場所・持ち物をメモに書いてみてください。「回覧板用に300字以内で」と頼むところから始めれば十分です。出てきた文は、自分の言葉で直しながら使えば、世話役の負担を少しずつ軽くできます。
よくある質問
AIで作ったお知らせには、「AIで作りました」と書く必要がありますか？
団体に決まりがなければ、書かなくても困らないことが多いようです。団体に方針があれば、それに従ってください。気になる場合は、「AIで下書きを作りました」と一言添える方法もあります。内容に責任を持つのは、配る人です。
スマホで文字を打つのが大変です。どうすればよいですか？
音声入力が使えることがあります（機種やアプリによって違います）。話した内容が文字になるので、メモを話しながら入れられます。変換の間違いは、あとで直せば大丈夫です。
AIが作った文が、かたく感じるときはどうすればよいですか？
「もう少しやわらかく」「近所の人に話しかけるように」と頼み直してみてください。気に入った文は、メモに残しておくと次回も使えます。
