お知らせや書類の難しい文章をAIにやさしく言い換えてもらう方法

結論から言うと、役所のお知らせや契約書のむずかしい文章は、AIに「やさしい言葉で、箇条書きで」と頼むと、読みやすく言い換えてもらえます。 ただし、AIの言い換えは間違うことがあります。大事な手続きは、必ず書類を出した役所や会社に電話で確かめてください。契約・お金・医療の判断は、AIに任せないことも大切です。

手順は3つです。

1. 名前・住所・番号などを消した（または塗りつぶした）文章を用意する
2. 「やさしく」「箇条書きで」と頼んで、AIに言い換えてもらう
3. 大事なところは、書類を出した窓口に電話で確かめる

お知らせや書類は、なぜ読みにくいの？

正確さを守るために、ふだん使わない言い回しや、長い一文で書かれているからです。 「～に該当する場合は、この限りでない」「前項の規定にかかわらず」のような書き方は、慣れていないと何を言っているのか分かりにくいものです。読めないのは、あなたの力不足ではありません。

こうした文章は、AIが得意な「言い換え」と相性がよいものです。多くのAIでは、文章を貼りつけて頼むと、短くまとめたり、むずかしい言葉を言い直したりしてくれます（使える機能は、サービスや設定によって違います）。

AIに頼みやすい書類と、気をつけたい書類を表にしました。

書類の種類	AIに頼んでよい？	気をつけること
自治体の広報・お知らせ（ごみ、検診、行事など）	頼んでよい	日付や場所は、原文で見直す
家電や薬以外の、サービスの説明書・案内文	頼んでよい	料金や期限は、原文で確かめる
申請書や手続きの案内（給付金、届出など）	目安として頼む	期限・条件は、窓口に電話で確認
契約書、保険の約款	意味をつかむ手伝いまで	サインや判断は、AIに任せない
病院の説明書、薬の書類	言葉の意味を知る程度まで	判断は、医師・薬剤師に聞く

どんなふうに頼めばいいの？

「誰向けか」「どう直してほしいか」「間違えそうなところは教えて」の3つを伝えるのがコツです。 AIに話しかける3つのコツの考え方を、書類向けにあてはめたものです。そのまま使える例文を並べます（【 】の部分は、自分の状況に入れ替えてください）。

次の文章は、市役所から届いたお知らせです。70代の私にも分かるように、やさしい言葉で言い換えてください。大事な点は、箇条書きで3つ以内にしてください。 【ここに文章を貼る】

次の文章の中で、「いつまでに」「何をしなければならないか」だけを、箇条書きで取り出してください。分からないところは、推測せずに「分からない」と言ってください。 【ここに文章を貼る】

次の文章に出てくる、むずかしい言葉を教えてください。1つずつ、小学生にも分かる言葉で説明してください。 【ここに文章を貼る】

次の文章を読んで、窓口に電話で確かめたほうがよいことを、質問の形で3つ書いてください。 【ここに文章を貼る】

答えが長くて分かりにくいときは、「もっと短く」「1文ずつ区切って」と頼み直して大丈夫です。

紙の書類は、どうやって文章にすればいい？

多くのAIアプリでは、書類を写真に撮って送ることができます（使える機能はサービスによって違います）。ただし、写真には名前や住所が一緒に写りがちです。気になるときは、読みたい部分だけを自分で打ち写しする（または、手で隠して撮る）のが安心です。写真の扱い方は、家電の取扱説明書をAIに読み解いてもらうでも書いています。

貼ってはいけない情報は、何？

マイナンバー、口座番号、クレジットカード番号、暗証番号、住所、電話番号、名前は、貼らないか、消してから貼ってください。 AIに入れた文章は、サービスを提供する会社のコンピューターに送られます。

• 書類の上のほうにある「宛名」「整理番号」「契約者番号」の部分は、貼りつけない
• 写真の場合は、紙でその部分を隠してから撮る、またはスマホの編集機能で黒く塗りつぶす
• 名前が必要なときは「Aさん」「契約者」のように、おきかえる

詳しいルールは「AIに個人情報を入れて大丈夫？｜安全ルール5つ」にまとめています。

AIの言い換えは、どこまで信じていいの？

意味をつかむ「手がかり」として使い、期限・金額・条件などの大事なところは、必ず書類を出した役所や会社に電話で確かめてください。 AIは、もっともらしい言い方で、日付や条件を読み違えたり、書いていないことを付け足したりすることがあります。

確かめ方は次の3つです。

1. AIの言い換えと、原文の「日付」「金額」「条件」を、自分の目で見比べる
2. 書類を出した役所や会社に電話をする（電話番号は、公式サイトや手元の請求書など、書類とは別の方法で確かめた番号を使う。くわしくは下の「本物の書類かどうか」の項を参照）
3. 電話の前に、AIに「聞きたいことを短くメモにして」と頼んで、質問を整理しておく

電話では、「お送りいただいた書類の件で、確認したいのですが」と切り出せば十分です。

気をつけたい2つのこと

1. 契約・お金・体調にかかわる判断は、AIに任せない

「この契約にサインしてよいか」「この保険に入るべきか」「この薬をやめてよいか」は、AIに決めてもらわないでください。 AIは、あなたの暮らしやお金の状況を、すべては知りません。

• 契約書は、意味をつかむまでをAIに手伝ってもらい、サインする前に家族や、消費生活センターなどの相談窓口に聞く
• 「急いでサインを」「今日中に振り込みを」と急がせる書類は、AIに聞く前に、いったん手を止める
• 病気や薬のことは、医師・薬剤師に聞く

2. 本物の書類かどうかは、AIでは見分けきれない

届いたお知らせが本物かどうかは、AIの言い換えだけでは判断できません。 役所を名乗る偽の通知や、料金の請求をよそおったメッセージもあります。書かれた電話番号ではなく、役所の公式な窓口や、手元の請求書などで調べた番号に連絡してください。

よくある質問

長い契約書をまるごと貼ってもいいですか？

長すぎると、途中の内容が抜けたり、読み違えられたりしやすくなります。気になる部分を数行ずつに分けて、頼むのがおすすめです。そのときも、名前や住所、番号は消してから貼ってください。

無料のAIでも、書類の言い換えはできますか？

多くのAIでは、無料でも文章の言い換えを頼めることがあります。ただし、できることはサービスや設定、プランによって違います。くわしくは、各サービスの公式ページで確認してください。

AIの言い換えと、役所の説明が違うときは、どちらを信じればいいですか？

役所や会社の説明を優先してください。AIの言い換えは読み解きの手伝いで、内容が正しいと保証するものではありません。

家族に見てもらうのと、AIに聞くのと、どちらがよいですか？

どちらかを選ぶ必要はありません。まずAIで大まかな意味をつかみ、大事なことは家族や窓口にも見てもらうと、安心です。

今日届いたお知らせを1通取り出して、名前と番号を隠したうえで、1段落だけAIに言い換えてもらってみてください。むずかしい言葉が、いつもの言葉に変わる感覚がつかめるはずです。