町内会・回覧板の文書をAIで作る｜お知らせの書き方と例文

結論から言うと、町内会の回覧板やお知らせは、決まっている内容をメモにしてAIに伝えると、読みやすい下書きが作れると考えています。ただし、住民の氏名・住所・電話番号・家族の事情はAIに入れず、日時・場所・金額は自分で確かめ、町内会の決まりは会長や前任者に確認してから配ってください。

50代の筆者が、役員になって戸惑っている方に向けて書いています。例文や場面は、すべて架空です。

町内会の回覧板の文書は、AIで作ってよいの？

下書きなら、頼んで大丈夫です。 役員の仕事は、文書づくりに慣れていない方にとって、思いのほか負担になることがあります。AIは、文の形を整える手伝いができます。

悩み	AIに頼めること	自分でやること
書き出しが思いつかない	あいさつと本文の形を出してもらう	町内会の言い方に直す
長くなって読みにくい	要点を短く整えてもらう	抜けがないか確かめる
毎回ちがう内容を書く	行事ごとの下書きを作ってもらう	日時・場所・金額を確認する

ChatGPT、Gemini、Copilotなどで試せます（機能や料金、データの扱いはサービスや設定ごとに違います）。なお、町内会やサークル全般のお知らせ文は「町内会やサークルのお知らせ文をAIで作る｜頼み方の例文と注意点」にまとめています。この記事は、町内会の役員向けに、回覧板の文書へしぼって書きました。

どんな流れで作ればよいの？

メモを作り、AIに頼み、自分で確かめ、会長や前任者に見てもらう順に進めます。 流れは4つです。

1. 伝える内容（行事名・日時・場所・集金額・連絡先など）を、短いメモにする
2. メモをAIに渡し、回覧板向けの下書きを頼む
3. 日時・場所・金額・曜日を、自分で確かめる
4. 会長や前任者に見てもらい、直すところがなければ配る

お知らせの頼み方は、どう書けばよいの？

「内容のメモ」「読む人」「条件」の3つを伝えます。 【 】は、ご自分の町内会の内容に差し替えてください。例は架空です。

清掃のお知らせを作るとき

町内会の回覧板に載せる、一斉清掃のお知らせの下書きを作ってください。読むのは60代以上の住民が中心です。やさしい言葉で、200字以内にしてください。 内容：【10月の清掃】【日時と場所は私が後で入れるので空けておいてください】【持ち物は軍手とごみ袋】 条件：書いていない事実は足さず、分からない所は「※あとで確認」と書いてください。

集金のお知らせを作るとき

町内会費の集金のお知らせの下書きを作ってください。内容：【集めるのは年会費】【金額と期限は後で私が入れます】【渡す相手は班長】。丁寧ですが、かたすぎない文にしてください。金額や期限は決めつけず、「※あとで確認」と書いてください。

除雪当番のお知らせを作るとき

町内会の除雪当番のお知らせの下書きを作ってください。内容：【冬の間の当番制】【当番表は別紙】【都合がつかないときは班長に連絡】。読む人が当番を忘れないよう、大事な点を箇条書きにしてください。当番の日付は書かないでください。

行事のお知らせを作るとき

町内会の秋の行事のお知らせの下書きを作ってください。内容：【集会所で開催】【参加は自由】【申し込みは班長へ】。日時・会場・費用は、私が後で入れるので「※あとで確認」と書いてください。

返ってくる文の長さや書き方は、サービスによって違います。直したいときは、「もっと短く」「やさしい言葉で」のように条件を足してみてください。

AIに入れてはいけない情報は？

住民の氏名・住所・電話番号・家族の事情は、入れません。 打った内容は、サービス会社のコンピューターに送られるのが一般的です。履歴の保存や学習への利用は、サービスや設定ごとに違います。

入れてよい情報	入れない情報	置き換えの例
行事の種類・持ち物	住民の氏名・名簿	「Aさん」「班長」
集める項目の名前	住所・電話番号	「連絡先は後で入れます」
当番制という仕組み	家族の事情・体調	「都合がつかない方」

名簿や当番表を貼って「文にして」と頼むのは、控えてください。個人情報の考え方は「AIに個人情報を入れて大丈夫？｜シニアが最初に知っておきたい安全ルール5つ」にまとめています。

日時・場所・金額は、どう確かめるの？

AIに任せず、自分の手元の資料で確かめます。 AIは、もっともらしい日付や金額を書いてしまうことがあるためです。

• 日時：カレンダーを見て、日付と曜日が合っているか確かめる
• 場所：集会所や公園の名前・表記を、前年の回覧板と見比べる
• 金額：総会などの資料や会計の記録と、一桁ずつ照らし合わせる
• 連絡先：公開してよい番号かを、会長に確認する

読みやすくするには、どう整えればよいの？

文字を大きくし、大事な点を先に、短く並べます。 回覧板は、立ったまま手早く読まれることもあります。

工夫	やり方
文字の大きさ	本文は大きめに、日時と場所はさらに大きく
配置	日時・場所・持ち物を、上から順に箇条書きにする
色や太字	色は使いすぎず、大事な1か所だけ太字にする
言葉	一文を短くし、難しい言葉は言い換える

印刷する前に、AIに「60代の人が読みやすいか、直す点を3つ教えて」と聞いてもよいでしょう。スマホ側の文字を大きくする方法は「スマホの文字を大きくしたい｜AIに設定の場所を聞く頼み方と確かめ方」が参考になります。

町内会の決まりは、AIに聞いてよいの？

聞かないでください。会長や前任者に確認します。 町内会の費用の集め方、当番の順番、回覧の範囲は、町内会ごとに違うためです。AIは、あなたの町内会の決まりを知りません。

• 集金の額や時期は、総会などで決まったものを会長に確かめる
• 当番の順番や免除の扱いは、前任者に聞く
• 前年の回覧板があれば、見本として手元に置く

結局、町内会の文書はどう作ればよいの？

決まった内容をメモにしてAIに下書きを頼み、日時・場所・金額は自分で確かめ、会長か前任者に見てもらってから配ります。 住民の個人情報は、入れません。

役員の仕事は、一人で抱え込まなくてよいものです。AIは、言葉の整理を手伝ってくれる相手として使えます。次の回覧板で、まず1枚だけ、内容のメモを作って下書きを頼んでみてください。

よくある質問

AIが作った文を、そのまま回覧板に載せてもよいですか？

そのまま載せることはおすすめしません。日時・場所・金額が合っているかを自分で確かめ、会長や前任者に見てもらってから配ってください。

住民の名前を出したいときは、どうすればよいですか？

AIには「Aさん」のような伏せ字で頼み、下書きができた後で、自分の手元で本来のお名前に直してください。回覧板に名前を載せてよいかは、先に会長に確かめておくと安心です。名簿そのものは、AIに貼らないようにします。

町内会の決まりが分からないときは、どうすればよいですか？

会長や前任者に聞いてください。AIに聞いても、町内会ごとの決まりは分からず、もっともらしい答えが返ることがあります。